A porta de qualquer consultório é a entrada para a primeira impressão que o paciente tem do local. Então, já que é a primeira impressão que será feita, nada mais justo do que causar a melhor impressão possível, que deverá começar pela recepcionista do consultório, que deverá estar muito bem instruída e treinada. Por conta disso, é muito importante investir em treinamentos, como, por exemplo, um Curso de Recepcionista.
Com o curso, a recepcionista poderá ser uma profissional altamente capacitada com o objetivo de cuidar de pacientes dentro da sala de espera.
Portanto, essa área é focada em lidar apenas com pessoas que chegam ao local para pedir informações.
Qual a importância desse profissional para o seu escritório?
Quem não leva a sério as recepcionistas pode cometer um erro grave e perder pacientes como resultado. Para entender melhor o seu papel, coloque-se agora no lugar do paciente.
Digamos que você acabou de chegar ao escritório, não está bem e o primeiro funcionário que você tem contado nem sequer olha nos seus olhos ou ouve suas reclamações com a atenção que merecem.
Então, você só vai ficar lá se a situação for muito urgente, caso contrário (o que vai acontecer em quase todas as situações) você vai se virar e procurar um lugar melhor para você.
Portanto, a satisfação do paciente depende desse profissional, principalmente do cuidado neste momento. Por isso, é preciso investir na recepcionista, capacitá-la com Curso de Recepcionista com o objetivo de aprimorar as competências básicas para o cargo.
Podemos destacar que a recepção é o primeiro local onde será feito o primeiro contato do paciente com a empresa, por isso os profissionais que ali trabalham devem estar bem treinados para causar uma boa primeira impressão nos clientes.
Para fazer isso, os gestores precisam entender as habilidades dos recepcionistas e trabalhar com eles para contratar profissionais.
Para ajudar você a conseguir isso, escrevemos este conteúdo que vai explicar a real importância de uma recepcionista em uma empresa, as qualidades básicas de uma pessoa e como você pode contratar uma boa recepcionista.
Qual a importância do recepcionista para a empresa?
A recepcionista é a grande peça-chave dentro do atendimento e satisfação do seu cliente, pois a forma como se comporta afetará diretamente a decisão do cliente.
Se os profissionais não estiverem preparados para criar uma impressão de empatia, harmonia e alegria, as empresas podem sofrer com vendas reduzidas, imagem da empresa prejudicada e lealdade reduzida.
O papel da hospitalidade não é apenas conquistar clientes, mas também transformar a imagem corporativa em investidores, fornecedores e até fiscais.
As habilidades de uma recepcionista
A qualidade de uma recepcionista está relacionada totalmente com a sua capacidade de atender a todas as possíveis necessidades dos pacientes.
1. Saber lidar com pessoas
Podemos destacar que o seu humano é muito complexo e saber lidar com as pessoas, principalmente em situações de vulnerabilidade, requer certas habilidades.
Por isso, as recepcionistas precisam superar situações constrangedoras, como lidar com pacientes mais agitados que não querem esperar seus atendimentos.
Além disso, ela precisa ajudar a todos, fornecer café ou água na hora certa, tranquilizar o paciente se ele precisa esperar um pouco mais, etc.
2. Paciência
Em algumas vezes o paciente não sabe se informar. Nesse caso, a recepcionista deve ter paciência para lidar com indivíduos. Também pode haver situações estressantes e embaraçosas para o cliente, mas ele deve manter a calma e tomar as medidas adequadas.
3. Capacidade de resolver problemas
Alguns problemas chegam à recepção e a recepcionista deverá saber sobre como deve-se lidar com eles. Para fazer isso, é necessário ter uma visão geral do paciente principal, do provedor e da equipe, pois isso pode ajudar a fornecer opções ou soluções mais aceitáveis para a maioria.
4. Consegue se comunicar com clareza
Dentro do dia a dia poderá ocorrer alguns problemas, e a recepcionista deverá saber como lidar com eles e, nesses casos, ela deverá ter uma boa comunicação, que seja clara e objetiva. Portanto, a recepcionista deve garantir que o paciente entenda tudo corretamente.
Se possível, ela deve colocar a maioria das informações em papel ou enviá-las eletronicamente, como usar mensagens de texto ou e-mails para lembrar de compromissos.
Os recepcionistas devem ser cautelosos e ouvir as perguntas dos pacientes. Com o objetivo de sempre deixá-lo tranquilo, ela pode reunir as devidas informações importantes para a consulta.
5. Seja organizado
Trabalhar com desordem pode custar muito caro, especialmente para aqueles que trabalham em departamentos de alto tráfego, como recepção. Por isso, a organização é fundamental para um bom atendimento.
Portanto, é uma boa estratégia manter todos os seus documentos em uma pasta reconhecida ou até mesmo digitalizá-los com o objetivo de economizar espaço.
Por isso, ao contratar alguém como recepcionista, é bom ficar atento e sempre informar sobre os requisitos necessários para um bom andamento do serviço.
6. Iniciativa e autonomia
É muito comum uma recepcionista enfrentar um problema que ela mesma tem que resolver, nesse caso ela precisa ser proativa na tentativa de resolver o problema sozinha.
Se ela não puder, ela também deve saber a quem recorrer com o objetivo de obter a devida ajuda. Os gestores devem analisar as hard skills (habilidades técnicas) e soft skills (habilidades de pessoas) dos profissionais a serem contratados.
Porém, é muito importante sempre saber lidar com as pessoas que não nascem com essas qualidades, mas se desenvolvem por meio de cursos de qualificação, treinamento e experiência na região.
Como escolher uma boa recepcionista para uma empresa?
Encontrar uma recepcionista com as habilidades necessárias não é fácil, pois poucos procuram se especializar na área. Além disso, encontrar o profissional ideal requer muito tempo, dinheiro e esforço.
Podemos destacar que a melhor solução para esse problema é sempre optar pela terceirização de serviços, onde a empresa vai disponibilizar profissionais qualificados com o objetivo de atender as necessidades do consultório.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Certificado Cursos Online, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre cursos, educação e diversos segmentos.