A relação entre o administrador do condomínio e os condomínios é uma relação fiduciária. O administrador do condomínio é chamado a agir, em nome e por conta dos condomínios, as entradas e saídas. Ao longo do tempo, a gestão do fundo condominial deu origem a múltiplas disputas e, por vezes, a verdadeiras fraudes e apropriações por administradores desonestos.
Felizmente, os casos são limitados, mas ainda preocupantes, considerando a vastidão dos condomínios na Itália. Até 2012, os condomínios não tinham sequer a obrigatoriedade de conta-corrente dedicada; por vezes acontecia que as cobranças das provisões condominiais fluíam para uma única conta à ordem do administrador que geria vários edifícios, dificultando efetivamente o controlo e a transparência da gestão da contabilidade condominial.
O condomínio como agente de retenção
Nos últimos anos o condomínio tornou-se agente de retenção para uma série de operações e, posteriormente, tornou-se necessário separar o patrimônio do administrador do condomínio, obrigando cada condomínio a abrir uma conta-corrente condominial dedicada exclusivamente à cobrança e pagamento de encargos condominiais e custos de gestão.
Hoje o registro contábil do condomínio deve, em princípio, coincidir com os movimentos de caixa da conta-corrente do condomínio. No que respeita às despesas extraordinárias, a lei não impõe nenhum obrigação de abertura de conta à ordem dedicada, obviamente muitos administradores não consideram necessário abrir uma conta dedicada para evitar maiores custos de gestão, mas no caso de obras de montante significativo pode ser útil gerir as receitas e despesas de obras extraordinárias através de uma conta à ordem específica.
É direito dos condôminos acessar os dados da conta-corrente do condomínio: nesses casos o sistema de gestão de condomínio é essencial para o controle e verificação das movimentações da conta-corrente é, sem dúvida, uma ferramenta indispensável para dar transparência à gestão condominial. O administrador do condomínio tem a obrigação de prestar contas da sua atividade apresentando à assembleia, no prazo de 180 dias a contar do termo do prazo, o relatório pormenorizado da sua gestão.
Fica claro que, pelo menos, por ocasião da assembleia condominial para aprovação do relatório da administração, os condomínios têm o direito de examinar e visualizar todos os documentos condominiais e recibos de despesas, bem como as operações registradas na conta-corrente do condomínio.
A elaboração do relatório condominial deve ser orientada para uma clareza que permita a verificação imediata do seu conteúdo e sirva para ilustrar a situação económico-financeira do condomínio, bem como a situação global em relação às relações e questões existentes.
Assim, a utilização das verbas condominiais arrecadadas durante o ano deve ser comunicada detalhadamente pelo administrador com os documentos comprovativos (por exemplo, recibos e faturas) e as cobranças efetuadas.
Caso a assembleia encontre dúvidas sobre a gestão da conta e dos recursos do condomínio, é importante não aprovar o laudo e aprovar a verificação da documentação do condomínio por meio de revisão em relação a uma ou mais anuidades.
Com o sistema de gestão, o administrador do condomínio tem à disposição uma poderosa ferramenta de transparência e relatórios: o serviço de nuvem do condomínio, permite que o administrador disponibilize documentos comprobatórios de despesas e extratos. Conta com data determinada
O sistema de gestão de condomínio é uma boa opção para otimizar tempo, e deixar organizado os papéis da gestão, também é indicado para que os moradores tenham um fácil acesso aos boletos, agendamento no salão de festa, acesso ao mural online e muito mais.